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國家安全監管總局辦公廳關(guān)于印發(fā)《職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)檔案管理規范》和《職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構實(shí)驗室布局與管理規范》的通知

安監總廳安健〔2015〕93號

　　各省、自治區、直轄市及新疆生產(chǎn)建設兵團安全生產(chǎn)監督管理局，各省級煤礦安全監察局：

　　為進(jìn)一步規范職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構檔案管理及實(shí)驗室的布局與管理，保證職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)工作的質(zhì)量，根據《中華人民共和國職業(yè)病防治法》及《職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構監督管理暫行辦法》(國家安全監管總局令第50號)等有關(guān)規定，國家安全監管總局研究制定了《職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)檔案管理規范》和《職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構實(shí)驗室布局與管理規范》?，F印發(fā)給你們，請認真執行。

安全監管總局辦公廳

2015年9月14日

職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)檔案管理規范

　　第一條 為進(jìn)一步規范職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)檔案管理，發(fā)揮職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)檔案在職業(yè)衛生監管部門(mén)有效履職和保護勞動(dòng)者職業(yè)健康權益方面的支撐作用，根據《中華人民共和國職業(yè)病防治法》及《職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構監督管理暫行辦法》(國家安全監管總局令第50號)等有關(guān)規定，制定本規范。

　　第二條 職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)檔案是指職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構在技術(shù)服務(wù)及日常管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像資料等，主要包括基礎檔案、評價(jià)檔案、檢測檔案三大類(lèi)。

　　第三條 基礎檔案應至少包括以下內容：

　　(一)法人證書(shū)影印件;

　　(二)職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構資質(zhì)證書(shū)影印件;

　　(三)計量認證證書(shū)影印件及附表復印件;

　　(四)質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書(shū)、記錄表格;

　　(五)質(zhì)量管理體系運行過(guò)程中形成的文件和記錄(含職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員培訓計劃和記錄);

　　(六)職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員基本信息匯總表(含人員簽字);

　　(七)職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員培訓合格證原件或影印件;

　　(八)職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員學(xué)歷證書(shū)、技術(shù)職稱(chēng)證書(shū)影印件;

　　(九)職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員法定勞動(dòng)關(guān)系證明材料(包括勞動(dòng)合同，基本養老保險、失業(yè)保險、基本醫療保險和工傷保險有效證明或住房公積金有效繳存證明);

　　(十)儀器設備基本信息匯總表(類(lèi)別、儀器編號、名稱(chēng)、規格型號、量程、精度、購置時(shí)間、生產(chǎn)廠(chǎng)家、檢定或校準證書(shū)有效期和證書(shū)編號);

　　(十一)儀器設備購置憑證復印件;

　　(十二)其他與職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)相關(guān)的基礎檔案。

　　第四條 評價(jià)檔案應至少包括以下內容：

　　(一)評價(jià)服務(wù)合同;

　　(二)合同評審記錄;

　　(三)評價(jià)方案及審核記錄;

　　(四)現場(chǎng)調查記錄、工作日寫(xiě)實(shí)等相關(guān)原始記錄;

　　(五)技術(shù)服務(wù)過(guò)程影像資料;

　　(六)評價(jià)所需的技術(shù)資料(設計文件、檢測資料等);

　　(七)評價(jià)報告及審核記錄;

　　(八)其他與評價(jià)相關(guān)的記錄、資料。

　　第五條 檢測檔案應至少包括以下內容：

　　(一)檢測服務(wù)合同;

　　(二)合同評審記錄;

　　(三)現場(chǎng)調查記錄、工作日寫(xiě)實(shí)等相關(guān)原始記錄;

　　(四)檢測方案及審核記錄;

　　(五)現場(chǎng)采樣記錄、現場(chǎng)檢測記錄、樣品接收流轉保存記錄、實(shí)驗室分析記錄、原始譜圖及計算過(guò)程記錄等相關(guān)原始記錄;

　　(六)技術(shù)服務(wù)過(guò)程影像資料;

　　(七)檢測所需的技術(shù)資料;

　　(八)檢測報告及審核記錄;

　　(九)其他與檢測相關(guān)的記錄、資料。

　　第六條 職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構應有專(zhuān)用檔案室，滿(mǎn)足防盜、防火、防曬、防蟲(chóng)、防塵、防潮等要求，并有控制進(jìn)入的安全措施。

　　第七條 檔案室應配備必要的設施，包括檔案柜、檔案盒、門(mén)禁、消防報警設備、溫度和濕度控制設施及必要的桌椅等相關(guān)設備設施。

　　第八條 職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構應設置專(zhuān)(兼)職的檔案管理員。檔案管理員負責檔案室及檔案日常管理工作。職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員超過(guò)50人的，一般應設置專(zhuān)職檔案管理崗位。

　　第九條 基礎檔案歸檔材料以年度為單位，由相關(guān)管理部門(mén)收集齊全并進(jìn)行整理，在每年6月份之前完成歸檔。

　　評價(jià)檔案、檢測檔案歸檔材料，以技術(shù)服務(wù)項目為單位，由項目組收集齊全并進(jìn)行整理，在出具技術(shù)服務(wù)報告后的20個(gè)工作日之內應完成歸檔。

　　檔案形成部門(mén)(或負責收集整理的部門(mén)，下同)對歸檔材料的真實(shí)性、完整性、可識別性等負責。

　　第十條 檔案管理員與檔案形成部門(mén)應對相關(guān)歸檔材料進(jìn)行核對，核對無(wú)誤后辦理歸檔手續。

　　第十一條 評價(jià)檔案、檢測檔案經(jīng)核對無(wú)誤后，由檔案管理員按檔案內容形成時(shí)間先后順序排列，并按“第幾頁(yè)共幾頁(yè)”的格式統一編寫(xiě)頁(yè)碼，建立索引和目錄。

　　第十二條 編碼后的評價(jià)檔案、檢測檔案應裝訂成冊，資料較多的可分冊裝訂。

　　第十三條 評價(jià)和檢測檔案的檔案盒面或盒脊應注明年度、項目名稱(chēng)、項目編號、類(lèi)型(預評價(jià)、控制效果評價(jià)、現狀評價(jià)、定期檢測、評價(jià)檢測、監督檢測和事故性檢測等)、保管期限等信息。

　　第十四條 職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構應建立健全檔案管理制度，查閱、借閱、復印檔案，應辦理相關(guān)手續，并做好登記。

　　第十五條 職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)檔案的保存時(shí)間不得少于國家規定的有關(guān)檔案保管期限。

　　第十六條 職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構應建立檔案鑒定和銷(xiāo)毀制度，檔案達到保存期限后經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的，按程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案前，銷(xiāo)毀人員應認真清點(diǎn)核對，在銷(xiāo)毀清冊上簽章。

　　第十七條 職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構是檔案管理的責任主體，并對本單位的職業(yè)衛生檔案損壞、散失、失密等承擔全部責任。

　　職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)機構發(fā)生解散、破產(chǎn)等情形的，應及時(shí)報告資質(zhì)認可機關(guān)，提出處置意見(jiàn)并妥善處置相關(guān)檔案。

　　第十八條 涉及保密內容的職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)檔案應按照國家有關(guān)保密法律法規的規定和要求執行。

　　第十九條 職業(yè)衛生技術(shù)服務(wù)檔案實(shí)行電子化管理的，應按照國家法律法規和標準規范的要求，采取有效的檔案管理措施，保證檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可溯源性。