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五、文件編寫(xiě)和文件資料控制

職業(yè)安全健康管理體系是一個(gè)文件化的管理體系，在職業(yè)安全健康管理的各個(gè)方面，包括職業(yè)安全健康方針、策劃、實(shí)施與運行、檢查與糾正措施、管理評審等諸方面，金屬非金屬礦山企業(yè)應出做相應的規定，并且這些規定要形成文件。一個(gè)金屬非金屬礦山企業(yè)建立職業(yè)安全健康管理體系的過(guò)程主要表現為職業(yè)安全健康管理體系文件的編寫(xiě)、執行、評價(jià)和不斷完善的過(guò)程。編寫(xiě)文件是一個(gè)金屬非金屬礦山企業(yè)建立并保持職業(yè)安全健康管理體系的重要基礎工作。因此，職業(yè)安全健康管理體系文件編寫(xiě)就成為一個(gè)金屬非金屬礦山企業(yè)建立職業(yè)安全健康管理體系不可或缺的內容。如果一個(gè)金屬非金屬礦山企業(yè)的職業(yè)安全健康管理體系文件不正確、不準確、不完善，則有可能造成金屬非金屬礦山企業(yè)的職業(yè)安全健康管理體系失效，或使金屬非金屬礦山企業(yè)的職業(yè)安全健康管理體系工作成本增加，影響金屬非金屬礦山企業(yè)職業(yè)安全健康管理體系的實(shí)施和效果。

文件可以采用任何格式或類(lèi)型的媒體，既可以采用書(shū)面的形式，也可以采用電子的形式。

（一）文件編寫(xiě)

1．文件編寫(xiě)的基本要求

金屬非金屬礦山企業(yè)應根據本企業(yè)的實(shí)際情況以適當的方式（如書(shū)面或電子形式）建立并保持職業(yè)安全健康管理體系文件。文字應通俗易懂，便于使用者理解。文件的內容應包括：

（1） 用人單位的職業(yè)安全健康方針和目標；

（2） 為實(shí)施職業(yè)安全健康管理體系，所確定的關(guān)鍵崗位與職責；

（3） 用人單位的重大職業(yè)安全健康危害/風(fēng)險以及它們的預防和控制措施；

（4） 職業(yè)安全健康管理體系框架內的管理方案、程序、作業(yè)指導書(shū)和其他內部文件。

在編寫(xiě)職業(yè)安全健康管理體系文件時(shí)，應充分考慮員工的職業(yè)安全健康知識與技能，某一過(guò)程或活動(dòng)是否會(huì )因為沒(méi)有文件而導致事故、事件、不符合或疾病的發(fā)生等因素，力求在滿(mǎn)足充分性、有效性和實(shí)用性的前提下，保持文件最小化。所編寫(xiě)的文件應提供查詢(xún)相關(guān)文件（主要包括相關(guān)的程序文件、作業(yè)指導書(shū)、其它體系中的文件等）的途徑。

職業(yè)安全健康管理體系強調對法律法規的符合性，因而職業(yè)安全健康管理體系文件應符合法律法規的要求。

2．職業(yè)安全健康管理體系文件的結構

《導則》和《指導意見(jiàn)》對職業(yè)安全健康管理體系文件的結構、文件的多少與文件的詳略程度未做出明確規定，不同金屬非金屬礦山企業(yè)的職業(yè)安全健康管理體系文件的多少取決于金屬非金屬礦山企業(yè)的規模和活動(dòng)的特點(diǎn)、過(guò)程及其相互作用的復雜程度、人員能力。為提高職業(yè)安全健康管理體系文件的使用效率和便于管理，可根據使用對象和具體內容的不同將文件分為不同的層次。一般情況下職業(yè)安全健康管理體系文件分為三個(gè)層次：管理手冊、程序文件、作業(yè)文件：

（1） 管理手冊

管理手冊是金屬非金屬礦山企業(yè)向其內部和外部提供關(guān)于金屬非金屬礦山企業(yè)職業(yè)安全健康管理體系整體信息的文件，主要供金屬非金屬礦山企業(yè)內的中、高層管理人員和相關(guān)方以及第三方認證機構審核時(shí)使用，集中表述本企業(yè)的職業(yè)安全健康保證能力。

（2） 程序文件

程序是為進(jìn)行某項活動(dòng)或過(guò)程所規定的途徑，含有程序的文件可稱(chēng)為程序文件。它主要供各職能部門(mén)使用。程序文件處于職業(yè)安全健康管理體系文件結構中的第二層，起到一種承上啟下的作用，對上它是管理手冊的展開(kāi)和具體化，使管理手冊中原則性和綱領(lǐng)性的要求得到展開(kāi)和落實(shí)，對下它應引出相應的支持性文件，包括作業(yè)指導書(shū)和記錄表格等。

（3） 作業(yè)文件

作業(yè)文件是圍繞管理手冊和程序文件的要求，描述具體的工作崗位和工作現

場(chǎng)如何完成某項工作任務(wù)的具體做法，是一個(gè)詳細的工作文件，主要供個(gè)人或小組使用。這類(lèi)文件有些是在體系運行時(shí)根據需要不斷產(chǎn)生的，一般可分為兩類(lèi)：

1）作業(yè)指導書(shū)：通常包括三個(gè)內容：干什么、如何干和出了問(wèn)題怎么辦。如勞動(dòng)防護用品的使用規定、化學(xué)品庫的管理制度、腳手架搭拆作業(yè)指導書(shū)等。金屬非金屬礦山企業(yè)現有的職業(yè)安全健康方面的規范、規程、管理制度有些可直接作為體系的作業(yè)指導書(shū)。

2）記錄：是闡明所取得的結果或提供所完成活動(dòng)的證據的文件。 記錄具有可追溯性的特點(diǎn)，可提供驗證、預防措施和糾正措施的證據。記錄是職業(yè)安全健康管理體系文件最基礎的部分，包括體系運行中產(chǎn)生的各種記錄，如培訓記錄、應急演習記錄、審核記錄等。

需要指出的是，各層次的職業(yè)安全健康管理體系文件應相互協(xié)調、對應一致。各金屬非金屬礦山企業(yè)可以根據自身的規模大小和實(shí)際情況來(lái)劃分體系文件的層次等級，不一定按建議的三個(gè)層次等級來(lái)劃分，其中任何層次的文件都可以相對獨立。

3．職業(yè)安全健康管理體系文件編寫(xiě)的原則

編寫(xiě)職業(yè)安全健康管理體系文件的原則是“寫(xiě)你要做的，做你所寫(xiě)的，記你所做的”。即：體系準則要求的要寫(xiě)到，文件寫(xiě)到的要做到，做到的要有效并做相應的記錄（文件寫(xiě)完后一定要下發(fā)進(jìn)行討論和修改，達到所寫(xiě)即所做）。

具體說(shuō)來(lái)，職業(yè)安全健康管理體系文件的編寫(xiě)應考慮以下幾點(diǎn)原則：

（1）要符合建立職業(yè)安全健康管理體系所依據的準則要求

金屬非金屬礦山企業(yè)應按準則條款的要求編寫(xiě)職業(yè)安全健康管理體系文件。應做到準則條款要求的，在金屬非金屬礦山企業(yè)職業(yè)安全健康管理體系文件中要寫(xiě)到，并且文件要符合準則條款的要求，這就是審核中所要求的符合性。

（2）要結合金屬非金屬礦山企業(yè)生產(chǎn)的特點(diǎn)及其危險性和復雜性

在編制職業(yè)安全健康管理體系文件時(shí)，應密切結合金屬非金屬礦山企業(yè)生產(chǎn)的特點(diǎn)及其危險性和復雜性，充分反映出金屬非金屬礦山企業(yè)的職業(yè)安全健康管理現狀。

（3）職業(yè)安全健康管理體系文件應努力與企業(yè)其他管理體系融合。

4．管理手冊的編寫(xiě)

職業(yè)安全健康管理手冊是實(shí)施職業(yè)安全健康管理體系的概要性描述;是職業(yè)安全健康管理體系文件的“索引”。它的書(shū)寫(xiě)格式?jīng)]有統一的要求，但應全面、準確、簡(jiǎn)明地闡述金屬非金屬礦山企業(yè)在職業(yè)安全健康方面的宗旨，近期要實(shí)現的目標以及在規范金屬非金屬礦山企業(yè)職業(yè)安全健康行為、控制職業(yè)安全健康風(fēng)險、持續改進(jìn)職業(yè)安全健康績(jì)效中的實(shí)施要點(diǎn)，需要時(shí)可向社會(huì )展示，并可以為相關(guān)方所獲取。管理手冊應提供查詢(xún)相關(guān)程序文件的途徑。

職業(yè)安全健康管理手冊通常包括如下內容：

（1） 職業(yè)安全健康管理體系的范圍；

（2） 職業(yè)安全健康方針；

（3） 職業(yè)安全健康目標、指標及管理方案（該項也可單列）；

（4） 機構與職責；

（5） 管理評審的要求；

（6） 根據據建立體系所依據的準則的要求，并結合金屬非金屬礦山企業(yè)活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)的特點(diǎn)，對準則中所有要求的實(shí)施要點(diǎn)進(jìn)行描述，提供相關(guān)程序文件的查詢(xún)途徑；

（7） 關(guān)于手冊的審批、評審、修改和控制規定；

（8） 其他。

手冊發(fā)布實(shí)施前，一般應由管理者代表對手冊的內容、格式、職責與接口進(jìn)行審查。各部門(mén)領(lǐng)導會(huì )簽以確認手冊中規定的職責和權限、接口方式和活動(dòng)原則。由最高管理者對其進(jìn)行最終的審查，以保證清晰、準確、適用和結構合理。也可請手冊的使用者對其可行性進(jìn)行評審，然后批準實(shí)施。

5．程序文件的編寫(xiě)

程序是金屬非金屬礦山企業(yè)職業(yè)安全健康管理體系的重要組成部分，程序文件是金屬非金屬礦山企業(yè)職業(yè)安全健康管理體系文件的一部分，是金屬非金屬礦山企業(yè)開(kāi)展職業(yè)安全健康管理工作的基礎性文件。根據建立職業(yè)安全健康管理體系所依據的相關(guān)準則或規范的要求，需要建立并保持程序的要素，應編制相應的程序文件。由于職業(yè)安全健康管理體系程序文件是職業(yè)安全健康管理手冊的支持性文件，是職業(yè)安全健康管理手冊中原則性要求的進(jìn)一步展開(kāi)和落實(shí)，因此，編制職業(yè)安全健康管理體系程序文件必須以職業(yè)安全健康管理體系相關(guān)準則或規范為依據，符合職業(yè)安全健康管理手冊的有關(guān)規定和要求，并從職業(yè)安全健康管理體系的整體出發(fā)，進(jìn)行系統編制。程序文件可分為通用程序文件和運行控制程序文件。

職業(yè)安全健康管理體系程序文件的內容通常應包括：某項職業(yè)安全健康活動(dòng)的目的和范圍，應做什么（what）、為什么這樣做（why）、誰(shuí)來(lái)做（who）、何時(shí)做（when）、何地做（where）以及如何做（how）。

（1）程序文件編寫(xiě)的基本要求

1）每一個(gè)程序文件都應包含職業(yè)安全健康管理體系中的一個(gè)邏輯上獨立的內容，可能是建立體系所依據的相關(guān)準則或規范的一個(gè)要素，或要素中的一個(gè)部分，或是幾個(gè)要素相關(guān)要求的一組活動(dòng)等。程序文件一般不應涉及純技術(shù)性的細節，細節通常在作業(yè)指導書(shū)中規定；

2）程序文件的數量、格式由金屬非金屬礦山企業(yè)自行確定，但是一個(gè)企業(yè)的所有程序文件應規定一種統一的結構和格式，以便使用者熟悉適合于每項要求的用統一格式編寫(xiě)的程序文件；

3）程序文件展開(kāi)的深度和廣度，取決于企業(yè)活動(dòng)的特點(diǎn)及其危險性和復雜性以及人員能力等因素；

4）程序文件應有可操作性和可檢查性。

（2）程序文件的基本內容

為了便于編制和協(xié)調，同時(shí)也便于實(shí)施和管理，建議程序文件按統一的表達形式進(jìn)行陳述。職業(yè)安全健康管理體系程序文件結構推薦如下：

1）目的

2）范圍

3）術(shù)語(yǔ)（若需要）

4）職責

5）工作程序

6）相關(guān)文件

7）相關(guān)記錄

在職業(yè)安全健康管理體系程序文件各章節中，建議規定以下有關(guān)內容：

1）目的：應說(shuō)明該程序的控制目的、控制要求。推薦使用如下引導語(yǔ)：

為了……制定本程序。

本程序規定了……

2）范圍：應指出該程序所規定的內容和所涉及的控制范圍。推薦使用如下引導語(yǔ)：

本程序適用于……

適用于……

3）術(shù)語(yǔ)（若需要）：應給出與該程序有關(guān)的術(shù)語(yǔ)及其定義（特別是專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)）。

4）職責：應規定實(shí)施該程序的主管部門(mén)/人員的職責以及各相關(guān)部門(mén)/人員的職責。

5）工作程序：主要應規定以下幾方面的內容：

——確定需開(kāi)展的各項活動(dòng)及實(shí)施步驟；

——明確所涉及的部門(mén)/人員；

——規定具體的控制要求和控制方法；

——確定開(kāi)展各項活動(dòng)的時(shí)間和頻次；

——給出所需的設備、設施及要求；

——規定例外情況的處理方法；

——引出所涉及的相關(guān)/支持性文件；

——明確記錄的填寫(xiě)和保存要求等。

6）相關(guān)文件：應列出與本程序有關(guān)的支持性文件。

7）相關(guān)記錄：應給出與本程序有關(guān)的OSH記錄名稱(chēng)并附上相應的空白表格。

程序文件應得到與本程序有關(guān)的部門(mén)負責人同意，以及相關(guān)方對接口關(guān)系的認可，經(jīng)過(guò)審批后發(fā)布實(shí)施。

（3）程序文件編寫(xiě)內容要點(diǎn)舉例（僅供參考）

危害辨識與風(fēng)險評價(jià)程序

1） 危害辨識與風(fēng)險評價(jià)的職責；

2） 危害辨識與風(fēng)險評價(jià)的范圍；

3） 危害辨識與風(fēng)險評價(jià)的要求和原則；

4） 危害辨識與風(fēng)險評價(jià)的方法；

5） 辨識評價(jià)結果的匯總及確認；

6） 更新危害辨識風(fēng)險評價(jià)信息的時(shí)機與頻次；

7） 相關(guān)記錄的保存要求。

（二）文件和資料控制

為了使職業(yè)安全健康管理體體系文件的識別、批準、發(fā)布和撤消以及職業(yè)安全健康資料得到有效控制，應編制并保持文件和資料控制程序。以確保對職業(yè)安全管理體系有效運行具有重要作用的崗位都能得到有關(guān)文件和資料的現行有效版本，防止作廢版本的使用。

1．文件和資料控制的基本要求

（1）明確哪些崗位是對職業(yè)安全管理體系有效運行具有重要作用的崗位以及這些崗位需要哪些文件和資料，確保這些崗位都能得到有關(guān)文件和資料的現行有效版本，如最高管理層、部門(mén)主要領(lǐng)導、安全管理部門(mén)、設備部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、教育培訓部門(mén)、特種設備的操作崗位、危險化學(xué)品的管理崗位等。

（2）明確規定發(fā)放和撤回的要求，建立現行有效并需控制的文件與資料發(fā)放清單，并采取有效措施及時(shí)將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所撤回或防止誤用；

（3）無(wú)論正常情況還是異常情況（包括緊急情況），文件和資料都應便于使用和獲取，例如，在緊急情況下，應確保工藝操作人員及其他有關(guān)人員能及時(shí)獲得最新的工程圖、危險物質(zhì)數據卡、程序和作業(yè)指導書(shū)等；

（4）職業(yè)安全健康管理體系文件應書(shū)寫(xiě)工整，便于使用者理解，并應定期評審，必要時(shí)予以修訂，同時(shí)向企業(yè)內所有相關(guān)人員或受其影響的人員進(jìn)行傳達。

（5）根據法律、法規的要求和（或）保存知識的目的，對留存的檔案性文件和資料應予以適當標識。

2．資料管理的范圍

金屬非金屬礦山企業(yè)應對生產(chǎn)過(guò)程中的有關(guān)資料進(jìn)行有效管理，保證有關(guān)資料不被損壞、遺失。與金屬非金屬礦山有關(guān)的資料主要包括：

（1） 礦區平面布置圖；

（2） 地質(zhì)構造圖；

（3） 水文地質(zhì)圖；

（4） 巖性分布圖；

（5） 環(huán)境和地理位置資料；

（6） 重要設備設施資料；

（7） 危險化學(xué)品的有關(guān)資料；

（8） 法律法規性資料；

（9） 技術(shù)標準性資料；

（10） 地面工程與井下工程復合圖；

（11） 開(kāi)拓系統平面圖；

（12） 縱橫平面圖；

（13） 各中段平面圖；

（14） 通風(fēng)系統圖；

（15） 供排水系統圖；

（16） 采掘進(jìn)度圖；

（17） 采空區資料；

（18） 廢棄井巷資料；

（19） 安全評價(jià)報告；

（20） 承包方及合作者的有關(guān)資料；

（21） 安全管理及生產(chǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的按規定需保存的各種記錄、報告等，如事故報告、監測報告等。